Come valutare se una struttura congressuale è all’altezza del tuo evento?

Regalando esperienze, in ogni fase

Dopo anni di organizzazione di convention ed eventi, ho incontrato nel mio cammino molte strutture alberghiere e congressuali e molti staff, testato svariati catering, pagato molteplici sviste e compreso che ogni nuovo evento è sempre una nuova sfida, nel vero senso della parola.

E non si può mai abbassare la guardia.
Una sfida anche per la struttura stessa che deve mantenere standard elevati e professionali, all’altezza del meeting che si sta organizzando.

Del resto, il successo di un evento, è il risultato di un’attenta gestione, una cura maniacale dei dettagli, di un incessante lavoro di squadra e di una forte capacità previsionale.

E la location e lo staff della venue scelta sono determinanti alla perfetta riuscita del nostro evento.

Infatti in tutti questi anni ho memorizzato 5 momenti cruciali della fase di valutazione di una location durante i quali è possibile capire perfettamente se stiamo optando per la struttura giusta.

Valutiamo tutti i touch point di questo momento, 1 per 1.

  1. Immagine online: carpire la coerenza
    Per chi organizza eventi poter valutare preventivamente online le strutture,
    coglierne tutti gli aspetti, gli spazi, le finiture tramite belle gallery, informazioni complete e piantine è davvero una fase cruciale per chi deve selezionare le location che meritano il viaggio per il sopralluogo.

    Queste strutture dunque devono essere rintracciabili facilmente online, avere siti web coerenti con la loro struttura e i social in questo aiutano moltissimo.
    La coerenza è fondamentale: quanto sareste felici di farvi 300 km per scoprire che quelle foto pubblicate erano ritoccate e in realtà la struttura si presenta piuttosto triste e vetusta?

    Dobbiamo essere quindi bravi a “stanare” i fake, facendo diverse ricerche trasversali, incrociando siti – portali – recensioni – foto di chi l’ha vissuta e analizzandone tutti i dettagli.
    E in questa fase una telefonata di verifica di alcuni punti, anche per fissare la site inspection, ci darà un ulteriore conferma che siamo sulla strada giusta.

    Ed è qui che anticiperemo la nostra necessità, i punti cardinali del nostro evento, il quando – il numero di ospiti – gli spazi necessari e lo spirito della tipologia di evento che stiamo organizzando: leisure – business- formativo – super istituzionale – a cabaret – a platea – a teatro – tavolo unico…etc.

  2. Il biglietto da visita: un welcome all’altezza
    Una volta che abbiamo verificato attentamente la rosa di strutture selezionate, ecco che siamo pronti per il sopralluogo.

    La telefonata stessa di primo contatto è un importantissimo biglietto da visita, che ci ha trasferito già un’impressione, una sensazione, si spera positiva.

    Riuscire a parlare con un referente per la parte Event offre maggiore serietà, anche se non una garanzia. Un tocco di premura apprezzato è offrirci ragguagli utili se la location non fosse facilmente raggiungibile con l’ausilio di un navigatore, oltre che input accurati su dove si può parcheggiare la nostra auto senza sostenere costi o km a piedi, ad esempio.
    Dettagli che predispongono già il nostro umore verso la struttura e di conseguenza quello dei nostri ospiti che vivrebbero la stessa esperienza.

    E sì, perchè da quel momento esatto che state percorrendo la strada agilmente – arrivando in location – cercando parcheggio – ammirando (si spera) l’ambiente circostante – state vivendo una precisa experience a cui dovete fare caso: sarà la stessa dei vostri ospiti.

  3. Chi ci sta accogliendo padroneggia il sopralluogo?
    Come primo gesto di cortesia, se ci offrono un caffè o un bicchiere d’acqua ben ci predispone alla prima stretta di mano con un caldo benvenuto.

    La persona incaricata di mostrarci la struttura, solitamente l’Event/Congress Manager, è il terzo tassello fondamentale che determinerà in parte il successo dell’incontro.

    Dovrà aver letto attentamente il brief dell’evento che gli abbiamo preventivamente inoltrato. Dovrà mostrarsi preparato e attento alle sfaccettature dell’evento:

    come le date, le metrature delle sale, il set up dell’allestimento, gli aspetti tecnici richiesti e comprendere le aspettative di chi ha di fronte.

    Un bel gesto di preparazione e attenzione, ad esempio, sarebbe quello di farci trovare dei tavoli già allestiti per la sala plenaria e anche per la cena.

    Così come farci trovare alcune camere per tipologia ispezionabili e quindi impeccabili, pronte per la nostra visita.

    La pratica di mostrare camere occupate è una mossa poco felice, anche se capita di consueto, ci mette in imbarazzo, è un po’ come violare lo spazio altrui e non passa un bel messaggio sulla tutela della privacy degli ospiti da parte dell’albergo.

    E’ pertanto importante fissare il sopralluogo per un momento che vede possibili queste condizioni. Chi conduce il sopralluogo dovrà dimostrarsi disponibile, preparato e cortese, pronto a far intervenire gli specialisti tecnici se richiesto.
    Noi che stiamo per “comprare” gli spazi, dobbiamo anche valutare la persona che abbiamo di fronte perchè sarà colei che rappresenterà il nostro referente durante l’evento e una scarsa disponibilità e cortesia durante questa fase, non preannuncia niente di buono. (e dobbiamo pretendere che chi ci guida durante il sopralluogo sia il nostro referente durante l’evento).

    Che abbia anche un look adeguato alla visita. Come scarpe comode con tacchi moderati, se donna, e divisa professionale: danno un senso di preparazione, apertura e rapidità di intervento quando sarà necessario.
    Non è con un tacco 10 che mi immagino attraversare tutti gli infiniti piani e corridoi in tempi rapidi all’occorrenza…
    A fine visita sarebbe apprezzato che il Direttore della struttura si presentasse anche per un saluto veloce. E’ un segno di rispetto e sarà un modo cordiale di dare rilevanza a noi e al nostro evento e al contempo di “metterci la faccia”.

    Fa piacere conoscere chi dirige la squadra e chi garantisce il livello di qualità della struttura.

  4. Guardati attorno e valuta tutto

    La parola chiave di questa fase è la pro-attività. Con programma alla mano, una struttura si dimostra preparata e all’altezza se offre al cliente la serenità totale che tutto è gestito e sotto controllo.

    E lo scopriamo osservando gli ambienti comuni, i flussi degli addetti, la cura dei dettagli ai piani, la segnaletica esterna e interna, il welcome alla reception, l’allestimento e la pulizia delle sale, la presenza e la cortesia dello staff di tutto l’albergo.

    I servizi comuni, se disponibili, devono essere presidiati, come un bar, se esiste, deve esserci qualcuno pronto a servire, evitando attese snervarti da parte degli ospiti.
    Così come la presenza di un referente congressuale deve essere anche fisica non chiusa in ufficio ma presente e sul pezzo, pronto a fare giri regolari per interessarsi sull’andamento del meeting, soprattutto nelle fasi cruciali di allestimento, di apertura, di chiusura meeting e dei break.

    Dovremmo pretendere un recapito diretto per accertarci di avere un supporto immediato a fronte di necessità impellenti, del resto durante un evento i minuti sono cruciali.

    Una richiesta deve essere evasa in minuti, non mezz’ore. Sono momenti delicati in cui lo staff dell’albergo fa la totale differenza sul successo dell’evento stesso.

  5. L’evento non è finito senza che ti sia concesso un followup
    La preparazione di un evento si sa, comincia molto prima di arrivare alla location e prevede moltissime attività in più oltre all’organizzazione congressuale.

    Per chi sta gestendo l’evento, l’incastro degli ingranaggi di questa complessa macchina si compie non solo con la parte alberghiera, anche se, una quota importante risiede in essa.
    Il confronto post-evento con la struttura è un momento di grande valore sia nel caso di offrire elogi oppure di ricevere lamentele su quanto ha funzionato e cosa invece non ha funzionato.

    Ascoltandoci e prendendo nota delle insoddisfazioni e trasformandoli in spunti per migliorare è un segnale di supporto importante che affievolisce, nel caso di intoppi, i nervosismi di aver vissuto qualche disservizio da parte loro.

E queste sono solo alcune delle fasi cruciali dell’organizzazione di un evento di successo. C’è ne sono molte altre. Se mi vuoi al tuo fianco nell’organizzazione del tuo prossimo evento, scrivimi!