Gestisci con cura il tuo Back office marketing

Le attività di back office che sostengono il tuo successo. 

Quando si parla di Marketing si immaginano spesso attività divertenti, creative, fantasiose. La verità è che questa è solo una fetta della torta, e neanche tanto grande. 

In realtà la routine di un ufficio marketing è fatta di processi e procedure, di disciplina e impegno dove sono richiesti precisione, puntualità, serietà, razionalità e pragmatismo.

Quando organizziamo i compiti del nostro ufficio marketing non dobbiamo dimenticare alcuni task di strategica importanza che possono non essere così entusiasmanti ma se ne comprendiamo l’importanza, non possiamo non svolgerli. 

Una regola operativa che trasferisco negli uffici marketing dei miei clienti è di “procedurare” sempre tutto quanto è replicato. Investire del tempo nel creare un documento riepilogativo di task, contenuti, revisioni o quello che potrebbe essere, ci consente di avere la visione di insieme, sempre. Non solo.

Di guadagnare tempo poi. 

Vi sono infatti delle attività routinarie che ci regalano visione, conoscenza, padronanza del flusso di lavoro del nostro ufficio, necessarie per restare produttivi e focalizzati. 

QUALI SONO QUESTE ATTIVITÀ?
TE LE SVELO SUBITO

Un’attività amministrativa di strategica importanza, è il monitoraggio e tracciamento di tutti i documenti contabili che riguardano le spese di marketing del tuo ufficio. 

Il Marketing Manager ha un budget da gestire, ma non si tratta solo di allocare delle voci di costo a dei progetti, si tratta anche di tradurre quegli importi in preventivi, poi fatture, poi pagamenti. 

E questa parte di monitoraggio del processo di spesa non deve essere dimenticato perché gestito dall’ufficio acquisti, in qualità di Marketing Manager dobbiamo tenere sotto controllo questo flusso di uscita del denaro aziendale sia in termini di archivio che di registrazione.

Non ti sto suggerendo di portarti in carico la contabilità nel tuo ufficio.

Ma di svolgere con costanza questa attività di tracciamento, di marcare stretto i costi che generi.

Questo sistema ti permetterà di padroneggiare completamente la parte economica del tuo budget e sai in qualsiasi momento dove sei rispetto al forecast verso actual.

Esistono in commercio tool aziendali che consentono proprio di mappare facilmente queste attività, molto utili soprattutto per team marketing grandi che hanno budget importanti e complessi da gestire. Come questo tool.

In alternativa, puoi organizzarti con un pratico file di excel sul quale registrare le informazioni principali come le voci di costo, le voci di budget, i fornitori, gli importi fatturati, da saldare/saldati.

Un’altra attività preziosissima e salvatempo riguarda l’archiviazione per categoria di tutti i contatti che riceviamo da parte di fornitori di agenzia – servizi – location che si propongono. 

Per due facili ragioni.
Sappiamo quanto sia determinante la squadra di provider esterni di cui ci avvaliamo per il successo del nostro lavoro come marketer d’azienda.
Trovare i giusti provider è un’impresa davvero ardua. Ci vuole tempo, ci vogliono opportunità per testarli e fondi. Avere un pratico archivio ci salverà nei momenti di panico.

Una seconda motivazione, è che il nostro ufficio spesso riceve richieste improvvise e a volte anche particolari e questo pratico archivio ecco che salva nuovamente la vita.

Per un evento la ballerina di tango, per una fiera delle hostess, per una adv un fotografo particolare, etc… Ed è in questo momento che attingiamo al nostro sacro archivio.

Ci farà guadagnare del gran tempo. Non buttare via mai niente.

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