TIPS per organizzare una convention di successo

L’organizzazione di un evento aziendale rappresenta, anche nella sua sobrietà, un momento di pura comunicazione 

L’azienda ha scelto di fare un investimento e noi dobbiamo sfruttarlo al massimo. Grazie a questo evento possiamo rafforzare il senso di appartenenza al gruppo, rinnovare il gioco di squadra, condividere piani e strategie, lanciare nuove soluzioni e il coinvolgimento emozionale della platea è il vero risultato di successo.

Affinchè ciò accada è fondamentale che chi sta organizzando l’evento non perda di vista gli elementi cruciali che concorreranno a creare un’esperienza di valore e indimenticabile.

Puntare all’eccellenza

Gli ospiti al primo posto, in tutto

I veri protagonisti di ciascun evento sono loro: gli ospiti. Dobbiamo immedesimarci in loro e far sì che tutto fili per il loro benessere e beatitudine. Non devono essere appesantiti da un viaggio troppo lungo, da orari improbabili, da plenarie infinite, da menù da matrimonio, da camere soffocanti, da sessioni di lavoro sfinenti.
Tutto deve essere orchestrato con attenzione verso la loro permanenza affinchè sia un piacevole incontro capace di ricaricare tutti.

E per fare questo dobbiamo metterli al primo posto e letteralmente coccolarli dall’inizio alla fine, con coerenza e credibilità.

Nulla va lasciato al caso

Buffet sguarniti, distanze kilometriche da percorrere, stanze inadeguate, temperature tropicali, agende impegnative, proiezioni sbiadite, sale opprimenti, sedute scomode, tempi stretti o infiniti.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che penalizzano le emozioni degli ospiti, inficiando il successo del vostro evento. Nei dettagli si esprime l’attenzione che l’azienda pone verso i propri ospiti e non passeranno in alcun modo inosservati, nel bene se saranno curati, nel male se trascurati.

Location di qualità, in tutti i sensi

Le location devono avere i requisiti ideali per la vostra convention, senza penalizzare in alcun modo il comfort dei vostri ospiti.

Una bella location è tale non solo per la categoria o per la posizione ottimale, ma anche se tatticamente raggiungibile rispetto ai vostri invitati, se presenta elevati standard di pulizia e di servizi, se si avvale di uno staff competenze e disponibile, se offre spazi confortevoli e adeguati alle vostre necessità.

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Comunicazione coerente, a tutto tondo

La comunicazione dell’evento deve essere curata attentamente a tutto tondo – creando prima, nutrendo durante, ricordando dopo – la forza e l’energia dell’evento stesso.

Pensa a un bello slogan, a un titolo del vostro evento, a un invito speciale, una pagina web dedicata, crea suspence e curiosità.
Chiarisci le indicazioni utili se ci sono dress code, un’agenda di massima e quello che gli ospiti devono sapere su transfer e pernotti, ad esempio. Così come l’allestimento della sala meeting e degli spazi comuni, opportunamente trasformati accolgono, guidano, emozionano ed esprimono l’essenza del vostro evento.

Far trovare in camera un cadeau è un gesto molto apprezzato, predisporre un kit personalizzato per loro utilizzo durante l’evento.
Organizzare una serata speciale dove possono lasciarsi andare e divertirsi è altrettanto importante, sempre in stile del nostro evento.

Performance, team building e contenuti di qualità

Come rendere indelebili messaggi e concetti? Come avvalorare una strategia o una nuova mission? Come coinvolgere la platea e appassionarla?

Studiando un’agenda ad hoc, calibrando gli interventi, gli argomenti e i relatori. Manteniamo il livello di engagement alto con template grafici, slide informative, jingle tra un relatore e l’altro, studiando una sigla di avvio per motivare la platea ed entusiasmarla. Possiamo decidere di alternare interventi di plenaria e gruppi di lavoro o a un momento di scambio – domande e risposte, possiamo inviate uno special guest, qualcuno che può portare una ventata di energia a supporto dei messaggi aziendali.

Possiamo organizzare durante i break degli stacchetti coinvolgendo figuranti, professionisti di intrattenimento o assaggi speciali creando dei corner golosi.

Prolungare l’effetto wow

Finito l’evento non fermiamoci.

Mandiamo a casa i nostri ospiti con un bel ricordo, un regalo per loro con una card di ringraziamento. Raccogliamo i loro feedback con un form cartaceo volante (e anonimo), o con un form online, o una piccola survey post evento. Mandiamo dopo qualche giorno una mail di ringraziamento e magari un link alla gallery delle foto (scattate dal fotografo professionista), preparate un bel pacchetto con il materiale da condividere e programmate una mail successiva per programmare le azioni emerse durante l’evento, se ce ne fossero state.

Enfatizziamo i risultati, condividiamo le emozioni, e manteniamo le promesse dando aggiornamenti costanti su quanto presentato e raccontato.

FDF Conventional, Consulente di Marketing, da anni operativa nella meeting industry, confeziona eventi aziendali su misura del vostro pubblico e dei vostri obiettivi di comunicazione. Oltre all’organizzazione e alla comunicazione, realizza anche lo studio del concept del vostro evento per trasformarlo in un’esperienza di vero coinvolgimento dei vostri Manager e Stakeholder.


E queste sono solo alcune delle fasi cruciali dell’organizzazione di un evento di successo. C’è ne sono molte altre. Se mi vuoi al tuo fianco nell’organizzazione del tuo prossimo evento, scrivimi!